一人公司的「多平台發佈助理」實戰：我如何用 Notion × n8n 打造「多平台一鍵發文系統」？
自動化
排程發文社交媒體N8N

一人公司的「多平台發佈助理」實戰：我如何用 Notion × n8n 打造「多平台一鍵發文系統」？

一鍵同步到 FB、IG、Threads、YouTube、X (Twitter)、LinkedIn、Discord 與 Newsletter。不再當複製貼上機器人，徹底解放你的創作時間。

📋 文章目錄

前情提要

這是社交媒體自動化管理系統的第二篇
在第一篇 社交平台經營必備神器 中，
我介紹了我為自己打造的 5 位虛擬私人助理。

而今天這一篇，我們將聚焦於其中的一位核心成員：「多平台發佈助理：一鍵同步」。

經營自媒體的崩潰日常，我也經歷過

「為什麼我每天都在做一樣的事？」
這句話，曾經是我每天深夜的內心獨白。

剛寫完一篇覺得很棒的文章，下一秒卻陷入了地獄般的重複勞動：

  1. 複製貼上：把文字貼到 Facebook，調整斷行。
  2. 檔案傳輸：圖片傳到手機，因為電腦版 Instagram 發文真的很難用。
  3. 重複勞動：打開 Threads 再貼一次。
  4. 錯失良機：甚至有時候忙起來，這篇精心撰寫的文章就這樣被遺忘在記事本裡，錯過了最好的發文時機。
  5. 排程的惡夢：每個平台的排程功能都不一樣。X (Twitter) 限制 280 字，Threads 限制 500 字，光是把同一篇文章拆解成不同格式，就讓人想摔鍵盤。
  6. 影片上傳地獄：短影片更慘。Instagram 傳一次，YouTube Shorts 再傳一次，TikTok 再來一次。每個平台都要重新填標題、選封面…

這種 低價值、高重複 的勞動，讓我覺得自己根本是電影《摩登時代》裡的卓別林，
每天重複轉動著螺絲，我覺得有一天我會瘋掉。

我意識到：做為一位創業者，不應該浪費時間在勞動力上。

於是，我決定發揮我的技術專長，打開 n8n，為自己打造一套 「全平台自動發文系統」。
現在，我只需要做一件事：在 Notion 寫好文章，勾選我要發的平台。

剩下的，全部交給系統。
我可以有更多時間經營我的事業，把時間專注在決策上而不是勞動力上。

今天這篇文章，就來 分享 我是如何架構這套系統的。

我的系統核心邏輯：如何讓一人經營生意外還能經營多個社交媒體平台？

這套系統不只是單純的「預約發文」，我把它設計成一套有判斷能力的 智慧調度中心。

我主要用了這三個工具來搭建：

  1. 大腦 (Notion)：我的中央控制室。所有靈感、草稿、排程都在這裡完成。
  2. 神經系統 (n8n)：負責傳遞訊號的自動化引擎。它每5 分鐘 會醒來一次，檢查有沒有任務要執行。
  3. 身體四支 (社群 API)：FB, IG, YT 等平台的官方接口，負責執行最後的發布動作。

smart dispatch center

看看它是如何運作的

如果你是第一次看到這套系統，可能會覺得：「這真的能動嗎？」

讓我快速帶你走一遍我平常發文的流程：

  1. 在 Notion 寫作：我會在 Caption 欄位寫好文字，把圖片丟進 Media（如果是大影片就填 URL）。
  2. 下達指令：在 Platform 勾選 Facebook、Instagram、Threads，然後把 Status 改成 Scheduled。
  3. 系統收單：每 5 分鐘，n8n 會自動醒來巡邏。當它發現「喔！有新貼文！」，它就會開始執行邏輯檢查。
  4. 瞬間同步：只要通過防洗版規則，幾秒鐘內，你會看到手機不斷跳出通知：你的 FB 粉專、IG 帳號、Threads 帳號等等不同的社交平台同時發出了那篇貼文。
  5. 自動回報：最後回到 Notion，你會看到 Status 變成了 Published，且官方的Post ID 也自動填好了。

為什麼我選擇自己做，而不是買現成的工具？

  • 完全掌控：第三方平台的自動化發文工具，沒有完全符合我需要發文的平台。(例如 Discord, 電子報)
  • 第三方平台不會回傳官方的貼文 ID。這個 ID 超重要，因為有了它，我才能做後續的自動化（例如：有人留言自動回覆、自動抓取洞察數據）。
  • 智能防呆：我可以設定它「現在是半夜 3 點，先不要發文」，也讓它知道「上一篇才剛發，這篇先緩緩」，這些是市面軟體很難做到的客製化。
  • 無限擴充：今天我想多加一個 WordPress 文章發佈？隨時可以自己接上去。

公開我的自動化方法

Part 1: 我的 Notion 中央指揮中心

首先，我需要一個 Notion Database 來存放我的靈感與貼文。
這不是普通的筆記，這是我經營自媒體的 內容生產線。

我在資料庫設計了以下幾個關鍵欄位，每一個都有它的用途：

欄位名稱** 類型 (Type)**我為什麼這樣設計？
NameTitle貼文標題（給自己看的）。
CaptionText/Rich Text貼文的主要內容（真正發出去的文字）。
MediaFiles & Media圖片或影片上傳區。
StatusSelect我設定了 Scheduled(排程中)和 Published(已發布)，用來觸發流程。
PlatformMulti-select讓我勾選這篇要發到哪裡 (IG, FB, Threads, Youtube…)。
Execute TimeDate指定這篇貼文的「預計」發佈時間。
Publish NowCheckbox我的緊急按鈕！勾選它，系統會無視所有防呆規則，在 5 分鐘內直接發射。
LinkURL如果是發 FB 貼文，我會在這裡放上新聞連結或參考網址。
TypeSelect標記貼文類型：純文字、單圖、影片、還是輪播圖 (Carousel)。
Release DateDate這是系統自動填寫的，紀錄「上一篇」是什麼時候發的，用來計算冷卻時間。
URL (1-20)URL專門解決 Notion 檔案限制。因為免費版 Notion 上傳限制 5MB，如果超過限制，我會先上傳到雲端 (R2/Cloudinary)，把連結貼在這裡。系統會優先抓這裡的檔案。

💡 Caption 貼文自動分頁規則 (重要！)

大家都知道，Threads 限制 500 字，X (Twitter) 限制 280 字，但 Facebook 幾乎沒限制。
如果我寫了一篇 800 字的長文，怎麼同時發到這三個平台？

系統支援兩個特殊的「指揮符號」，讓你告訴它在哪裡斷句：

  1. === (一般分頁符號)
    • 用途：告訴系統「這裡太長了，幫我在 Threads 這裡切成第二篇留言」。
    • 效果：
      • Facebook：完全忽略這個符號，顯示為一篇完整的順暢長文。
      • Threads：會在這裡自動斷開，後面的內容會變成該串文 (Thread) 的第二則留言。
      • X (Twitter)：同樣會在這裡斷開。
  2. ~~~ (X 專用分頁符號)
    • 用途：因為 X 的字數更少 (280字)，有時候在 Threads (500字) 能塞進一段的內容，在 X 卻這塞不下了。這時候可以用這個符號來「再切細一點」。
    • 效果：
      • Threads & FB：完全忽略這個符號（因為它們吃得下這段長度）。
      • X (Twitter)：會在這裡額外斷開，變成下一則推文。

caption format

caption format result

Q: 如果讀者看到文章裡有一堆 === 很醜怎麼辦？
A: 別擔心，這些符號是給系統看的。
系統在發文前會自動把這些 === 和 ~~~ 刪除，讀者在 Facebook、Threads 或 X 上看到的依然是乾淨的文字，不會出現這些符號。
(註：如果你文章原本就真的需要打 = 或 ~ 符號，只要不連續打三個 (例如 == 或 ~~) 系統就不會誤判。)

💡 關於 Media 與 URL 欄位的操作邏輯：Notion 免費版的 Media 欄位單檔限制 5MB。
圖片/短片 (< 5MB)：直接丟進 Media 欄位，最快。
大檔影片 (> 5MB)：我會先上傳到 R2 或 Cloudinary，取得公開連結，然後依序填入 URL 1, URL 2…。
系統會優先讀取 URL 欄位，如果是空的，才會去抓 Media。
這樣設計讓我保有最大的彈性。

💡 小劇透 (Teaser)：還有一些欄位我先賣個關子，之後的進階教學會用到：
Evergreen：自動把兩個月前的「長青貼文」撈出來重發。
Keyword：設定關鍵字，有人留言就自動觸發回覆。
Reply Text：自動回覆的內容。
Without Form：決定回覆後要不要請對方填表單。
Email Title/Content：填完表單後自動寄出的信件內容。(關於這些功能，我們在這個系列的後續文章再分享)

Part 2: 我的 n8n 自動化引擎

接下來，分享我是如何在 n8n 搭建這套系統的「主工作流」。

1. 設定執行時間

我需要讓系統「24 小時運作」。
所以我放了一個 Schedule Trigger節點，設定為每 5 分鐘 發動一次。
即使我在睡覺，它也在工作，每五分鐘都會巡邏一次：「老闆，現在有貼文要發嗎？」

2. 下達指令

接著，我讓 n8n 去讀取 Notion。

  • 告訴它「只抓取 Status 標記為 Scheduled 的文章」。
  • 並且依照 Execute Time 由舊到新 排序，抓最舊的那一篇。確保順序正確，先排隊的先發。

3. 幫我省下無數白頭髮的「防呆機制」

這是這套系統我最滿意的地方，也是最人性化的設計。
很多簡單的自動化，時間到就發，結果當天連發十篇洗版，反而掉粉。

為了避免這種狀況，我設計了一套複雜但好用的邏輯：

  1. 急件模式：只要我勾選Publish Now，系統就會無視所有規矩，「啪」一聲直接發出去。
  2. 日常巡邏：如果沒那麼急，系統就會乖乖遵守我的家規：
    • 時間框架：只有在 allowedStartHour (例如中午 12 點) 到 allowedEndHour (晚上 9 點) 之間才會發。
    • 分散發佈：系統會看「上一篇貼文」的 Release Date，如果距離現在還不滿 postingFrequency (例如 1 小時)，它會叫下一篇先等等，不要急著洗版。
    • 工作日限制：只在 allowedWeekdays 設定的日子發文（例如週一到週五），週末讓自己和粉絲都休息一下。

setting

4. 派發任務

當貼文通過了層層驗證，系統確定「好，這篇可以發！」，接下來就要決定「發去哪裡？」。

我用了 Switch 節點，讀取我在 Notion 勾選的 Platform 標籤：

  • 這篇有勾 Instagram？ 👉 走 IG 的發布通道。
  • 這篇有勾 Facebook？ 👉 走 FB 的發布通道。
  • 這篇有勾 Threads？ 👉 走 Threads 的發布通道。

這就像是一個分發中心，確保內容準確送達。

switch to multi platform

5. 執行與回報 (Execute & Update)

發布成功後，系統會自動回到 Notion 幫我回報進度：

  1. 更新狀態：把 Status 從 Scheduled 改成 Published。
  2. 紀錄身份：更新各平台的Post ID，確保未來可以追蹤每一篇貼文。
  3. 記錄時間：填上Release Date。這非常重要，因為它是下一篇貼文判斷要不要「再等等」的依據。

這樣，我就擁有了一個完整的發文檔案庫，隨時可以回來檢查發過什麼。

status to publish

想像一下，擁有這套系統後的生活

說實話，為了把這一整套邏輯跑通、測試、除錯，我花了大概 半年 的時間。
這不是什麼「一鍵生成」的魔法，而是一個紮紮實實的邏輯工程。

但這半年的投入，換來的是我現在可以更專注在「內容本身」。

我不再為了調整文章格式而煩躁，也不再因為繁瑣的操作而討厭發文。
在 Notion 處理完內容，勾選發布，然後就可以去喝杯咖啡了。

把工作變成了我喜歡的樣子。

這才是一人公司該有的樣子，不是嗎？

🎁 資源下載區

這套系統花了我不少心血，希望能幫助到你。
我整理了完整的 n8n JSON 模版，以及相關的 Excel 設定檔。

子工作流教學文章

  1. Facebook Post
  2. Instagram Post
  3. Threads Post
  4. YouTube Post
  5. X (Twitter) Post（官方改版中… 舊文章已不適用先下架）
  6. Linkedin Post
  7. Discord Post (待撰寫)
  8. Newsletter (待撰寫)

⚙️ 設定教學與注意事項

要讓這套「指揮中心」順利運作，除了匯入模版，你還需要做幾個關鍵設定：

  1. 部署 n8n 系統 (如果你還沒有的話)：
    • 這整套系統都需要跑在 n8n 上。如果你還沒安裝，我強烈推薦用 Zeabur 來部署，省去自己管伺服器的麻煩，而且還有免費額度。
    • 👉 參考我的教學：三分鐘用 Zeabur 快速部署 n8n
  2. Notion Database 前置作業：
  3. Get Content / Last Post 節點 (回到 n8n)：
    • 如果你沒拿過 Notion API Key，可以參考這篇 申請教學。
    • 設定好 API Key 後，記得在 n8n 的 Notion 節點中選中你在第 2 點複製的那個資料庫。
  4. Settings 節點：
    • 打開主工作流中的 Setting 節點，這是我用來控制系統靈魂的地方。
    • postingFrequency：以「分鐘」為單位。系統會根據這個間隔來排隊發文。例如設為 60，就是每小時發一篇。
    • allowedStartHour / allowedEndHour：設定你允許發文的時段（例如 0830 到 2330 = 早上 8 點 30 分到晚上 11 點 30 分）。
    • allowedWeekdays：填入 1,2,3,4,5,6,7（分別代表週一到週日），如果你想週末休息，拿掉 6 和 7 就可以了。
  5. Schedule Check (Backend) 節點：
    • 因為有些時間邏輯和 Token 驗證是在我的後端運行的，請去 會員後台 申請一個免費的 API Key。
    • 把它填入 Header Auth 中。
    • Name = X-API-Key
    • Value = {你的 API Key}
  6. 喚醒子助理：
    • 匯入 FB/IG/Threads 的子工作流後，回到主工作流。
    • 點開 Call 'Facebook Post' 等節點，確認它們有正確指向那些子工作流。
  7. 出錯了怎麼辦？：
    • 我設計了一個報錯機制。如果發文失敗，它會寄 Email 給你。
    • 你需要先搞定 Google API 權限，參考這篇教學。
    • 最後在 Send Error Message 節點填入你的收件電郵。

加入自動化社群

如果你對這套系統感興趣，或者在嘗試搭建的過程中遇到問題，
歡迎 加入我的 Discord 社群，有任何卡關的地方，都可以直接在群裡找我。

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付費會員會有一個專屬的私人頻道，
你可以在那裡直接告訴我你在自動化過程中遇到的痛點。
如果這是一個大家都有的需求，我會親自開發解決方案，並把它整合進系統裡。

讓我們一起把它變得更強大。
我們下一篇文章見！

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